Werking

De directie van het begeleidingscentrum neemt het  initiatief om het collectief overlegorgaan samen te stellen. Bij het begin elk werkjaar worden alle gebruikers van het MFC en de volwassenenzorg geïnformeerd over de werking van het collectief overlegorgaan en de data van de geplande vergaderingen. Elke ouder, wettelijk vertegenwoordiger of nauw betrokken familielid kan zich opgeven om gedurende het werkjaar de uitnodiging en de verslagen van het collectief overlegorgaan te krijgen. Deze personen zijn de leden van het collectief overlegorgaan voor dat werkjaar, zij engageren zich ten minste voor één jaar. Een collectief overlegorgaan is niet langer rechtsgeldig samengesteld indien er minder dan 3 leden zijn.

Het begeleidingscentrum stelt een medewerker aan die het collectief overlegorgaan mee volgt en coacht (deze coach is meestal een gezinswerker). De algemeen directeur of een ander directielid volgen minstens een deel van de vergadering. Te allen tijde kan voor een bepaald punt een medewerker of een directielid op de vergadering uitgenodigd worden.

Dkinderen en jongeren en volwassenen met een beperking die begeleid worden in het begeleidingscentrum nemen niet deel aan het collectief overlegorgaan. Ze kunnen binnen de clusters (MFC), of huizen (Volwassenenzorg) inspraak hebben over de werking van het begeleidingscentrum. Daartoe organiseert de coördinator van elke cluster of de huisverantwoordelijke minstens één keer per jaar een aangepaste vorm van collectief overleg van kinderen/ jongeren/volwassenen. Het verslag van dit overleg wordt overgemaakt aan de voorzitter van het collectief overlegorgaan. Dit overleg kan een vraag, bedenking of voorstel omtrent de werking voorleggen aan het collectief overlegorgaan. De voorzitter kan een vertegenwoordiger van de kinderen/jongeren/volwassenen op het collectief overlegorgaan uitnodigen om hun vraag of standpunt toe te lichten.

De leden van elk collectief overlegorgaan kiezen een voorzitter.

Daarbij wordt eerst gevraagd wie kandidaat voorzitter is. Indien er slechts één kandidaat voorzitter is dan wordt deze persoon voorzitter indien de andere leden het daarmee eens zijn. Indien er meerdere kandidaten zijn, dan wordt gestemd. Indien er geen kandidaat voorzitter is, dan mogen alle leden 2 namen noteren, de persoon die het meest genoemd wordt, wordt aangesproken door de directie om het voorzitterschap op te nemen. Wenst deze persoon dat niet te doen, dan wordt de tweede meest genoemde persoon aangesproken, enz.

De termijn van het voorzitterschap is maximaal 3 jaar en is één keer hernieuwbaar. Het collectief overlegorgaan kan in consensus beslissen om hiervan af te wijken.  Telkens wanneer de functie van voorzitter vacant is, wordt volgens bovengenoemde procedure een voorzitter aangesteld

Het collectief overlegorgaan vergadert minstens 4 keer per jaar.

De vergadering van oktober is een algemeen collectief overlegorgaan (een vergadering van alle collectieve overlegorganen samen) waar gerapporteerd wordt tussen de verschillende collectieve overlegorganen, en vanuit en naar de raad van bestuur. Maximaal 2 van de resterende 3 vergaderingen kunnen op initiatief van een collectief overlegorgaan vervangen worden door een overleg met de gebruikers van elk huis of cluster. Het verslag van deze vergaderingen wordt teruggekoppeld naar het collectief overlegorgaan. Om geldig te vergaderen zijn er minstens 3 leden van gebruikerszijde aanwezig.   Het collectief overlegorgaan vergadert op één van de vestigingsplaatsen van het begeleidingscentrum

In overleg met de directie (vertegenwoordigd door de coach) maakt de voorzitter van collectief overlegorgaan de agenda op. Elk lid kan vragen een punt te agenderen. De coach verspreidt de agenda naar alle leden.

Het collectief overlegorgaan spreekt af wie het verslag maakt. Hiervoor kan de coach aangesproken worden. De coach verspreidt het verslag.

Privacy en deontologie

De collectieve overlegorganen zijn bedoeld om algemene kwesties en problemen te bespreken, advies uit te wisselen, informatie en feedback te geven. Problemen en situaties worden in het collectief overlegorgaan zo anoniem mogelijk besproken en gezien het publiek karakter van het verslag volledig anoniem gerapporteerd. Persoonlijke probleemsituaties behoren buiten het collectief overlegorgaan te worden aangepakt (gezinswerker, procedure individueel handelingsplan, klachtenprocedure ...)